Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy (PIP): jak się do niej przygotować?

Otrzymanie zawiadomienia o planowanym wszczęciu kontroli Państwowej Inspekcji Pracy nie jest przyjemne, zwłaszcza jeśli pracodawca ma na sumieniu różne ewidentne grzeszki. Kontrola PIP w zakładzie pracy nie musi jednak oznaczać kłopotów czy dezorganizacji pracy firmy. Wszystko zależy od tego, jak przedsiębiorca się do niej przygotuje. Kilka podstawowych zasad wymieniamy w naszym poradniku.

Zacznij od skompletowania dokumentów

Najgorszy dla przedsiębiorcy scenariusz to taki, gdy już w trakcie wizyty inspektora nagle okazuje się, że nie sposób znaleźć wymaganych przez niego dokumentów. Wprowadza to zupełnie niepotrzebną nerwowość. Inspektor może być na tyle dociekliwy, że postanowi przyjrzeć się bliżej obszarom, których wcale nie zamierzał kontrolować. Wszystko przez to, że brak przygotowania się do kontroli budzi uzasadnione podejrzenia.

Inspekcja nie zjawia się bez zapowiedzi! Masz więc dość czasu, aby pozbierać wszystkie dokumenty, które mogą interesować inspektora i zamknąć je w jednej teczce. Jeśli w Twojej firmie działa służba BHP (np. w ramach outsourcingu), to obowiązek skompletowania całej dokumentacji oczywiście należy do niej. Sam jednak także musisz wiedzieć, gdzie takich dokumentów szukać i co się w nich właściwie znajduje.

Zarezerwuj sobie czas

W dobrym tonie jest, aby właściciel firmy osobiście przyjął inspektora i oprowadził go po zakładzie. Uprzejmość, a nawet życzliwość potrafią zdziałać cuda! Pamiętaj, że inspektor to też człowiek. Jeśli będzie grubiański, zaczniesz otwarcie krytykować jego postępowanie, to nie spodziewaj się, że kontrola przebiegnie szybko i przyjemnie.

Oto kilka trików, które możesz wykorzystać podczas kontroli:

• Daj inspektorowi swoją wizytówkę i poproś go o to samo
• Zaproponuj kawę i wygodne stanowisko do pracy
• W trakcie kontroli podpytaj inspektora o jakieś ciekawe zagadnienia związane z bezpieczeństwem i higieną pracy – będzie to świadczyć o tym, że ten temat rzeczywiście leży Ci na sercu i chcesz stać się jeszcze lepszym, bardziej odpowiedzialnym pracodawcą

Uzupełnij wiedzę o firmie i procesach

Inspektor z pewnością będzie Ci zadawać różne pytania i lepiej, abyś umiał na nie konkretnie odpowiedzieć. Brak elementarnej wiedzy po stronie pracodawcy może być dla inspektora sygnałem, że powinien uważniej przyjrzeć się zasadom obowiązującym w firmie, a to oczywiście zawsze rodzi ryzyko wykrycia różnych uchybień.

Na koniec pamiętaj: wbrew obiegowej opinii kontrola PIP nie służy wlepianiu mandatów. Drobne błędy zdarzają się każdemu i jeśli potraktujesz inspektora „po ludzku”, możesz liczyć na uzyskanie wskazówek, a nie otrzymanie wysokiej kary (no chyba, że faktycznie zostaną stwierdzone rażące uchybienia – wówczas mandat jest pewny).