Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej: co warto o tym wiedzieć?

Data wpisu: 13.01.2020

Obowiązujące w Polsce przepisy BHP jednoznacznie nakazują pracodawcy zapewnienie pracownikowi środków ochrony indywidualnej, w tym odzieży roboczej, jeśli z oceny ryzyka wynika, że jest to niezbędne na danym stanowisku pracy (lub wtedy, gdy istnieje prawdopodobieństwo zniszczenia odzieży prywatnej pracownika). Oczywiście odzież wymaga regularnego czyszczenia i prania, aby zachować podstawowe warunki higieniczne. Jeśli pracodawca nie ma możliwości zlecania prania odzieży roboczej lub nie chce tego robić, może scedować to na pracownika, wypłacając mu adekwatny ekwiwalent. Ten temat budzi sporo kontrowersji i jest przedmiotem licznych domysłów. Dlatego rozwijamy go w naszym poradniku.

Jak wprowadzić zasadę wypłacania ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej?

Najlepiej będzie wpisać to do regulaminu firmy lub układu zbiorowego, jeśli takowy w przedsiębiorstwie istnieje. Pracownicy muszą zostać jasno poinformowani o tym, że sami odpowiadają za pranie powierzonej im odzieży roboczej, jednocześnie otrzymując za to dodatkowe wynagrodzenie.

W założeniu ekwiwalent ma pokryć wszelkie koszty, jakie ponosi pracownik w związku z np. oddaniem odzieży do pralni chemicznej czy czyszczeniem jej we własnym zakresie w domu. Warto przy tym zaznaczyć, że Kodeks Pracy nie podaje tutaj żadnej konkretnej stawki. To na pracodawcy ciąży obowiązek obliczenia wysokości ekwiwalentu w taki sposób, aby z jednej strony nie narażać firmy na przesadne koszty, a z drugiej nie przerzucać ich, nawet w części, na pracowników.

Zdecydowana większość polskich przedsiębiorców decyduje się na określenie stałej, niezmiennej stawki ekwiwalentu, ewentualnie rewaloryzowanej rok po roku w związku ze wzrostem cen usług. Pracownicy otrzymują ekwiwalent co miesiąc lub co kwartał, w zależności od tego, jak często faktycznie muszą oddawać odzież roboczą do prania.

Warto wiedzieć

Przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia osobnej ewidencji wypłaty ekwiwalentu dla każdego pracownika.

Zasadniczo wypłacana kwota powinna być wystarczająca i umożliwić pracownikowi zadbanie o odpowiedni stan odzieży. Wiadomo jednak, że część pracowników zachowuje ekwiwalent dla siebie, w ogóle nie zlecając prania czy robiąc to samodzielnie. Przedsiębiorca ma natomiast prawo skontrolować sposób wykorzystania ekwiwalentu – jeśli kontrola wykaże, że pracownik przeznacza go na inne cele, będzie to podstawą do nałożenia na niego kary porządkowej ustalonej w regulaminie firmy.

Jak obliczyć wysokość ekwiwalentu?

To już indywidualna kwestia każdego przedsiębiorcy. Najwygodniej będzie zorientować się, jakie są stawki za pranie tego typu odzieży w lokalnych pralniach, dodając jeszcze coś „za fatygę”. Można również wykonać obliczenia uwzględniające przeciętne ceny środków piorących, energii elektrycznej i wody, jeśli pracownik deklaruje pranie odzieży w domu.

Kwota ekwiwalentu musi być realistyczna. Możliwe jest też ustalenie górnego limitu, jakiego pracownik nie może przekroczyć powierzając wypranie odzieży zewnętrznej firmie – wówczas rozliczenia są dokonywane na bieżąco na podstawie chociażby paragonu czy innego dokumentu sprzedaży.

Autor wpisu: Marcin Wolniak, Soluma BHP

Wszystkie działy